Assemblée générale 2014 ASTED3S et rapport annuel 2013-2014

CONVOCATION ET ORDRE DU JOUR ENVOYÉS PAR LA LISTE RQBS 

ASTED santé et services sociaux

Assemblée générale

 lundi, 16 juin 2014

17h00 à 19h00

Lieu : Centre de recherche du CHUM, Agora
900 rue St-Denis, 5e étage,
Montréal
À 10 minutes de marche de l’Hôtel Hyatt où se tiendra le congrès ABSC / CHLA
Ordre du jour
1. Présentation et adoption de l’ordre du jour
2. Présentation et adoption du dernier PV
3. Affaires découlants
4. Rapport annuel (ci-joint)
5. Élections
            Postes à élire : président et vice-président

6. Dévoilement des résultats de l’enquête de l’ASTED3s portant sur l’état de la situation des bibliothèques du réseau de la santé et des services sociaux au Québec.
Présentation: M. Patrick Cossette du Centre d’information Leucan et
Mme Marie-Marthe Gagnon de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont.
9. Varia.
10. Clôture de la réunion et date de la prochaine réunion.
L’assemblée générale sera suivi d’un cocktail pour souligner

 le 30è anniversaire de l’ABSAUM

(Association des bibliothèques de santé affiliées à l’Université de Montréal).

Veuillez prendre note que seuls les membres en règle de l’ASTED Santé et services sociaux pourront voter à l’Assemblée générale.

L’inscription au cocktail est gratuite, mais obligatoire. Vous devez remplir ce coupon-réponse le plus tôt possible et avant le 2 juin. Les places sont limitées.
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RAPPORT ANNUEL ASTED3S
2013-2014
lu par la présidente sortante
Cette année, l’exécutif était composé de :
       France Pontbriand –  Centre de santé et services sociaux de Laval (Présidente)
       Monique St-Jean  – Université de Montréal (Vice-présidente)
       Marie-Marthe Gagnon – Hôpital Maisonneuve-Rosemont  (Secrétaire)
Les conseillères et conseillers étaient :
       Diane St-Aubin – CHUM. 
       Nathalie Clairoux – Université de Montréal
       Caroline Dion- INESSS
       Francesca Frati  – Jewish General Hospital
       Patrick Cossette – Leucan / Centre de cancérologie Charles Bruneau CHU Ste-Justine
       (congé parental) Noémie Vallet – Agence des Laurentides. 
       Zorica Djordjevic – CHA Québec
Nathalie Clairoux, conseillère, a démissionné afin de se consacrer à ses nouvelles activités comme membre élu de l’exécutif du CHLA /ABSC.   Monique St-Jean, vice-présidente et France Pontbriand, présidente, ont également remis leur démission en mai et juin. Depuis l’assemblée générale du 7 juin 2013 tenue à l’Hôpital général juif de Montréal, l’exécutif de la section Santé et services sociaux de l’ASTED s’est réuni 5 fois.
       Formation
En tant que chapitre québécois de l’Association des bibliothèques de santé du Canada (CHLA / ABSC) et collaborateur à l’organisation du congrès à être tenu en juin à Montréal en 2014, aucune journée de formation n’a été organisée.  Par contre, les membres de l’ASTED3S ont été invités à profiter des journées de formation pré-congrès.  Plusieurs annonces ont été faites à cet effet sur la liste de distribution RQBS et le blogue Espace ASTED3S.
Les résultats de l’évaluation de la formation offerte en juin 2013 qui a été tenue à l’Hôpital général juif de Montréal sont éloquents. Une cinquantaine de participants étaient présents. De plus, près de 20 participants situés aux quatre régions du Québec ont pu assister aux conférences par visioconférence.  
43 participants ont répondu au sondage d’évaluation. Les commentaires reçus indiquent que la journée fut profitable. Les résultats de l’évaluation indiquent que le sujet du droit d’auteur est un sujet difficile à traiter et que les solutions toutes faites n’existent pas.  Les conférences portant sur l’utilisation des applications mobiles en santé et sur les fondements de la recherche de documentation fondée sur les preuves furent particulièrement appréciées.
Pour la prochaine année, le sujet d’une journée de formation est à déterminer.  Un sondage a été fait à l’hiver 2014 par un membre d’ASTED3S, Josée Noël, pour connaître l’intérêt d’offrir une formation personnalisée sur les normes RDA.  Les résultats du sondage sont favorables à la tenue de cette formation.
       CHLA / ABSC 2014
Des membres de l’exécutif de l’ASTED 3S sont aux premières loges de l’organisation du congrès CHLA / ABSC  2014, portant le thème Gravir ensemble de nouveaux sommets.  Le  comité d’organisation est formé de 10 personnes, dont plusieurs  de l’Université de Montréal  et de  l’Université McGill.  La vice-présidente de l’ASTED Santé et services sociaux, Monique St-Jean est présidente du comité organisateur; Marie-Marthe Gagnon et Natalie Clairoux, conseillers sont membres de comités d’organisation ainsi que Normand Beaudet, président 2013 d’ASTED3S.
L’ASTED3S a accepté de commanditer le congrès CHLA /ABSC pour un montant de 1 000$. Ceci est une  cocommandite avec l’ABSAUM qui défraie le même montant.  Ainsi, les  logos d’ASTED3S et de l’ABSAUM seront imprimés sur les sacs remis aux congressistes.
Il y a eu un tirage pour une participation au congrès.  Ce tirage annoncé sur RQBS a été gagné par Marie-Eve Barsalou du Collège des médecins du Québec.
Un kiosque a été tenu au Congrès des milieux documentaires 2013.  Des membres de l’exécutif y étaient pour distribuer de l’information sur le prochain congrès du CHLA ABSC dont ASTED3S est le chapitre québécois.  Suite à cet évènement, il a été convenu qu’il serait plus profitable d’annoncer le congrès sur les réseaux sociaux.
Une affiche sera présentée  par Patrick Cossette et Marie-Marthe Gagnon au congrès du CHLA /ABSC et portera sur les résultats du sondage.  Ils donneront une conférence lors de l’assemblée annuelle 2014 qui précédera un évènement rencontre qui soulignera le 100ème anniversaire de l’ABSAUM.  Cet événement aura lieu à la fin de la première journée de formation tenue en marge du congrès CHLA / ABSC.  Les membres de l’ASTED3S, de l’ABSAUM ainsi que des invités spéciaux provenant du milieu des bibliothèques de santé de Montréal et du Canada ont été invités.  En tout, 44 personnes sont inscrites à cet événement et cocktail en l’honneur de l’ABSAUM.
       Communications
Le blogue a été un important outil de diffusion d’informations à l’intention de nos membres et il a connu d’importants développements.  60 billets ont été diffusés ce qui est une nette augmentation par rapport à l’année dernière où 25 messages avaient été publiés.  Les billets portaient sur le prochain congrès ABSC CHLA (10 billets), sur l’avenir des bibliothèques de santé, les compétences fondamentales en documentation, etc.   Depuis l’ouverture du blogue en 2006, 25 621 pages ont été vues et ce, surtout depuis 2012. 
La veille documentaire à l’intention des spécialistes en documentation 3S qui avait été initiée par Robin Dumais en novembre 2012 sur le site web Netvibes a connu d’importants développements (http://www.asted3s.info/p/repertoire.html).  Depuis novembre 2013, il est développé par l’équipe du Centre de documentation du CHUM.  La page du blogue qui donne accès au portail est celle qui a été la plus vue, soit  681 fois.  Le lancement de la nouvelle version a été annoncé sur la liste RQBS le 5 février 2014.  Il a immédiatement connu une forte vitalité et rayonnement puisqu’après un mois, le site Netvibes  avait eu 11 846 vues avec 461 clics sur 189 articles.    Le portail donne accès à une liste dynamique et interactive de liens qui s’actualisent automatiquement.  Il est possible de s’y abonner pour recevoir une alerte des nouveautés au portail.  En mars 2014, le bulletin de l’APDTQ, Info-documentation, a annoncé le lancement du portail.
       Sondage sur la situation dans nos établissements
Le sondage électronique sur Survey Monkey « Le point sur ce qui se passe: comment ça va dans votre milieu documentaire » a été rédigé par Patrick Cossette, conseiller de l’exécutif, qui l’a envoyé par RQBS au début de l’automne 2013.  Les résultats ont été analysés durant l’hiver et le printemps 2014 en collaboration avec Marie-Marthe Gagnon et Normand Beaudet.  Les résultats seront présentés au congrès CHLA ABSC en juin.
       Mise en valeur et rôles des bibliothèques 3S
Suite au sondage, une réflexion se fera sur les actions à entreprendre pour la mise en valeur des bibliothèques 3S et de la disparition de plusieurs d’entre elles.  Tel que mentionné dans le rapport annuel 2013, les sujets suivants pourraient être discutés : reconnaissance professionnelle, gestion des collections, l’accès électronique mobile, le droit d’auteur réformé.   
       Consultation publique de la Société royale du Canada sur l’avenir des bibliothèques au Canada
Au nom de l’exécutif d’ASTED3S, Patrick Cossette et Francesca Frati ont rédigé et présenté une communication lors du passage du comité d’étude sur l’avenir des bibliothèques le 24 octobre 2013 et ont présenté un mémoire en janvier 2014. France Pontbriand a rédigé un billet à ce sujet dans le blogue.  Le mémoire a reçu l’adhésion de l’exécutif du CHLA qui a voulu le publier sur son site.  L’objet du mémoire portait sur une déclaration de principe sur la réalité actuelle de la profession et des bibliothèques de santé au Québec.
       Mise à jour des normes du CHLA / ABSC
Francesca Frati a fait un suivi auprès de l’exécutif du CHLA / ABSC et de la possibilité pour l’exécutif de faire un sondage national qui porterait sur les normes actualisées dans le milieu documentaire 3S.
       Répertoire des membres
Le bottin Asted santé et services sociaux est toujours disponible par le blogue et est géré par Marie-Marthe Gagnon de l’hôpital Maisonneuve-Rosemont et la liste RQBS est gérée par Zorica Djordjevic du CHU de Québec.
Rapport préparé par France Pontbriand, présidente sortante
ASTED3S
16 juin 2014